İSTANBUL HAVACILIK • Faz 1
ERP & Web Portalı Geliştirme
MARKA
SEKTÖR
Sivil Havacılık
İSTANBUL HAVACILIK, Uçuş Okulu Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Yazılımı ve Web Portal ile Dijital Dönüşümünü Gerçekleştirdi
Türkiye’nin ilk pilot yetiştirme kurumlarından olan İstanbul Havacılık Okulu, operasyonel iş süreçlerinin dijital ortamda sistematik şekilde yönetimini sağlamayı ve Öğrenci işlerini web tabanlı bir portal üzerinden yönetilmesini, bu web tabanlı öğrenci portalının backoffice (ERP) çözümü ile entegre bir şekilde çalıştırıp, tüm havacılık okulu süreçlerini dijital platformlara taşımayı hedeflemiştir. Bunun için; çeşitli sektörlerde karmaşık organizasyonlara özel ERP, CRM, E-ticaret ve Custom yazılım geliştirme süreçlerinde uzman olan Interval ile çalışmayı tercih etmiştir.
Projenin tamamlanması ile; uçuş eğitimlerinin başlangıcından sonuna kadar (teorik ve uygulamalı uçuş eğitimleri) operasyonel, mali ve finansal tüm süreçlerini, özelleştirilmiş Uçuş Okulu ERP Yazılımı üzerinden yürütme ve yönetme yeteneğine sahip olan İstanbul Havacılık, dijital dönüşümünü başarıyla tamamlamıştır.
Uçuş Okulu ERP Sistemi
%80 İşgücü Tasarrufu
Yükselen Marka İtibarı
Kısaca İSTANBUL HAVACILIK®
Türkiye’nin ilk pilot yetiştirme kurslarından olan İstanbul Havacılık Kulübü, 30 yılı aşan tecrübesiyle sivil havacılık sektörünün lider markaları arasında yer almaktadır. 2020 yılı itibari ile havacılığa daha kapsamlı bir hizmet sağlayabilmek için şirketleşerek kurumsal bir oluşuma girmiş ve “İstanbul Havacılık” adını almıştır.
Kuruluşundan bugüne nitelikli pilotlar yetiştirmek amacıyla hareket eden İstanbul Havacılık, tüm kursiyerlerine uluslararası standartlarda, kaliteli ve evrensel bir içerikte eğitim sunmaktadır. 1986 yılından bugüne havacılığa yüzlerce pilot kazandırmış olan İstanbul Havacılık’ta, güvenilirliği ve tecrübesi ile kendini ispatlamış, deneyimli eğitmenler hizmet vermektedir.
Klasik Metotlarla Yönetilen Operasyonel İş Süreçleri Nedeniyle Gelecek Kaynak Planlamalarının ve İş Stratejilerinin Doğru Bir Şekilde Yönetilememesi
– Zorluklar –
İSTANBUL HAVACILIK, uçuş okulu süreçlerinin kayıtlarını metin ve tablolardan oluşan ofis araçları, fiziki dokümanlar ve yerel yazılımlar ile gerçekleştiriyordu. Kursiyerlerin kayıt aşamasından başlayan bu klasik metodoloji, teorik eğitim ve uçuş planlanmasından mali süreçlere kadar süreçlerin ilişkilendirilmesini hayli zorlaştırıyordu. Süreç takibinin zorluğu ve kayıtların taşınırken hatalara açık oluşu, finansal tabloların da doğru verilerden oluşmasını riske atıyordu.
Yanı sıra, kursiyerlerin ve uçuş eğitmenlerinin eğitim sürecini online olarak takip edebileceği sistematik bir araç bulunmaması marka imajına olumsuz etki ediyordu.
– Klasik metotlar ile yönetilen takip tabloları –
Özeten, klasik metotlarla yönetilen operasyonel iş süreçleri, insan kaynaklı hatalara açık olduğundan ve sistematik bir şekilde yönetilmediğinden; iş gücü, zaman ve maliyet kaybına neden oluyordu. Doğru raporlamalar yapılamadığı için de, gelecek kaynak planlamaları ve iş stratejileri doğru bir şekilde yönetilemiyordu.
“Çalışanlarımızdan müşterilerimize, toplam kalite anlayışıyla memnuniyeti artırmak istiyorduk. Bunun için kurumumuzun faaliyetlerinin maksimum hızda, geri izlenebilir, verimli ve sistematik olması için yola çıktık…”
– Cem Tepsi | İSTANBUL HAVACILIK Yönetim Kurulu Başkanı
İSTANBUL HAVACILIK Neden Interval’i Tercih Etti?
– Çözümler –
İstanbul Havacılık Yönetim Kurulu Başkanı Cem Tepsi, kurumun ana ihtiyacının Dijital Dönüşüm olduğunu belirterek ekliyor: “Uçuş okulumuza kursiyerlerimizi kaydettiğimiz andan itibaren tüm süreçlerin dijital ortamda anında takip edilebilir olması bizim için çok önemliydi. Teorik derslerimizin ve uçuş eğitimlerimizin planlanmasını, yanı sıra İK süreçleri ve sınav organizasyonlarımızı yazılım yardımıyla sistemli şekilde yönetebilmek istiyorduk. Ayrıca gerçekleşen tüm aktiviteleri doğru şekilde muhasebeleştirip finansal tablolarımıza yansımasını hızla sağlayabilmek öncelikli haline gelmişti. Bu nedenle istediğimiz kalitedeki çözümü hızla uygulayabilmek için Interval ile masaya oturduk. Sonuç ise beklentimizin üzerinde…”
– Interval Uçuş Okulu ERP Çözümü –
Dijital Dönüşüm İle Neler Gerçekleşti?
Projenin back end kısmında, tüm departmanların ihtiyaçlarına göre üst düzey fonksiyonelliğe sahip, İnsan Kaynaklarından, Uçuş Planlama Modülüne, Sınav Yönetiminden, Eğitim Yönetimi Modülüne kadar tüm süreçleri içeren bir ERP sistemi geliştirildi.
ERP Modül Yönetimi (Back Office)
Kursiyer kayıt dokümanları, kursiyer ve eğitmenlerin profilleri fiziki ve harici belgelendirmeler yerine dijital veri bankasına kaydediliyor ve gerektiği zaman hızlı erişim sağlanıyor.
– Eğitmen Profili –
– Kursiyer Profili –
– Kayıt Dokümanları –
Teorik eğitimler sistem üzerinde planlanıyor ve planlanan teorik eğitimlere kursiyerler tanımlanıyor.
– Eğitim Planı –
– Kursiyer Atama Sayfası –
Uçak, eğitmen ve saat rezervasyonları ile uçuş eğitimleri planlanıyor. Uçakların, uçuş eğitimi kategorisi, uçuş ve yakıt planlamasına kadar ilgili tüm parametreler ile takibi sağlanıyor.
– Uçuş Planlaması / Planlanan –
– Uçuş Planlaması / Gerçekleşen –
– Uçak Detay Bilgileri –
– Eğitim Tipleri –
Kursiyerlerin eğitimlere katılım durumları raporlanıyor. Böylelikle, el emeği tablolar ile oluşturulan planların zorlu takip ve duyuru süreçleri ortadan kalkıyor ve tüm eğitim süreci, sistematik bir şekilde tamamlanmış oluyordu…
– Eğitim Raporu –
İstanbul Havacılık Web Portalı
Front end kısmında ise; kursiyerler ve eğitmenlere özel bir online portal oluşturuldu. Portala giriş yapan kursiyerler artık tüm eğitim planlamasını güncel şekilde takip edebiliyor. Uçuş eğitmenleri ise uçuşa dair organizasyonu oluşturmanın yanı sıra, yoklama detayları, öğrenci notları gibi kritik bilgilerin web portalı vasıtasıyla direkt olarak sisteme girişini sağlamaya başladılar.
– Web Portalı Giriş Ekranı –
Kurum yöneticileri panel üzerinden “Uçuş Eğitim Kayıtları, Yoklamalar, Sınavlar” başta olmak üzere “Duyuru ve Etkinlikleri” görüntüleyebiliyor.
– Yönetici & Eğitmen & Kursiyer Ara Yüzü –
Eğitmenler, eğitim organizasyonlarını yaparak, yoklamaları ve sınav değerlendirmelerini portal üzerinden veri bankasına aktarabiliyor.
– Eğitmen Web Portalı –
Kursiyerler ise; kişisel verileri, eğitim, yoklama, sınav organizasyonlarını güncel olarak sistemden takip edebiliyor.
– Öğrenci Web Portalı –
– Eğitim Planlama Web Portalı –
“Projenin devreye alınmasından sonra kısa bir sürede müşterilerimizden aldığımız geri bildirimlerle markamızın hak ettiği itibara kavuştuğunu görmek bizim için çok değerli…”
– Cem Tepsi | İstanbul Havacılık Yönetim Kurulu Başkanı
Projeden Neler Kazanıldı?
– Çıktılar –
Özelleştirilmiş “Uçuş Okulu ERP Sistemi” ve “ Web Portalı”
Fiziki kayıtların %100 Dijitalizasyonu – “Hataya açık, mükerrer kayıt operasyonlarının ortadan kaldırılması ile zaman tasarrufu”
%80 İşgücünden Tasarruf – “10 Personel ile gerçekleştirilen operasyonların 2 personel ile yapılabilir hale gelmesi”
Doğru Maliyet Hesaplaması – “Karlılığını Görebilen, Yönetilebilir Şirket”
Yükselen Marka İtibarı – “Eğitim Yönetim Sisteminin Kursiyerler üzerindeki olumlu etkisi ile marka imajının yükselmesi”